为加强委员会工作的规范化,提高工作效率,保证委员会的管理工作有章可循,特制定以下工作制度。
一、委员、会员联系制度
1.委员应填写《人才选拔与评价委员会委员登记表》,并加盖单位公章,交委员会秘书处存档。
2.委员组成报学会审批。
3.学会会员单位自动成为委员会团体会员。
4.每个会员单位要确定一名负责同志作为联系人。
5.委员会材料、会议通知、机要及刊物等主要通过邮件发送,发送邮件后要发送手机短信提醒,确保邮件畅通。
二、会议制度
1.委员会召开会议,委员应按时参加会议,不能参会者原则上不再委派其他人员参会,重要表决可书面征求意见。
2.委员会会议一般每年至少两次,讨论委员会相关工作或重要决定。会议一般由委员会主任或委员会轮值主席召集,遇有重要议题可根据情况临时召集。委员会议要书面签到。
3.全体会员大会一般每年至少召开一次。
4.委员会会议名称为“人才选拔与评价委员会*年第*次委员会议”,全体会员大会名称为“人才选拔与评价委员会*年第*次会员大会”。
5.对每次会议的内容要有详细的记录,会后形成会议纪要,经委员会主任或执行主席审核签字后发送各位委员会遵照执行。
6.参会人员自觉遵守会议纪律。
三、收发文及档案管理制度
1.收到上级部门、一级学会及相关部门或有关单位发来的文件、信函,要及时登记,领导批示后交相关人员处理完毕归档保存。
2.委员会内部文件发布分两类,一类为委员会文件,主要发布委员会有关决议、公告等,发文字号为选评委[年份]+字号,发文须由委员会主任或执行主席签发;一类为委员会秘书处文件,主要发布一般会议通知等,发文字号为选评委秘[年份]+字号,发文须由秘书长签发。文件正式印发后要进行存档。
3.委员会或相关单位的规划、年度计划、统计资料、财务报告、会计档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同及通知等具有参考价值的文件资料应存档。
4.委员会的档案由秘书处专人负责收集、整理和保管。负责保管人员要保证委员会的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
5.单位或个人借阅委员会的有关文件、数据资料,须经委员会主任同意后方可外借。外借文件要做好登记(附表),并按时收回。
6.委员会文件档案原则上长期保存,任何人非经允许不得销毁委员会档案资料。到了销毁期的一般档案,经秘书长同意后销毁,重要档案须由秘书长审核并报经委员会主任同意后方可销毁。
四、财务管理制度
1.委员会日常经费来源于学会划拨,根据工作需要,可由本会会员单位或有关部门提供经费赞助。
2.委员会的财务工作人员由2位副秘书长组成。
3.财务资料必须真实、准确、完整,并符合国家财会制度的规定。
4.财务记帐要有经办人及领导审批签字。记账年度为1月1日起至12月31日止。
5.严格支出审批权限。报销发票必须由经办人签字,协会正常业务开支由秘书长签批,报请委员会主任备案,经财务严格审核后方可报销入账。
6.委员会可聘用临时工作人员,聘用人员工资依照合同由委员会支付。
7.严格财经纪律。学会经费由委员会挂靠单位代管,有关规定参照学会和挂靠单位有关财务规定执行。
人才选拔与评价委员会秘书处
2014年10月27日